» Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?

Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?

Czy zastanawialiście się kiedyś nad tym jak korespondujecie e-mailowo? Jak często i jak szybko odpisujecie, w jaki sposób wykorzystujecie pocztę e-mailową?

Kilka dni temu przejrzałem moją pocztę pod kątem “odpowiedzi na maile”. Przyznam, że na 100 maili otrzymanych może kilka lub kilkanaście pozostawiłem bez odpowiedzi. Jednak na moje wysłane maile statystyka wypadła słabiej - ilość maili bez odpowiedzi było znacznie więcej. Skłoniło mnie to do refleksji nad tym jak wykorzystuje się maile.

Poczta e-mail była pomyślana jako odpowiednik tradycyjnej poczty. To elektroniczne listy, które docierają niemal natychmiast niezależnie do którego miejsca na świecie je wysyłamy. Współczesne zastosowanie poczty to również przesłanie dźwięku, filmów, zdjęć itd.

Czy odpisujesz na e-maile?
W przypadku gdy e-mail służy do przesłania materiałów to zasadniczo warto potwierdzić, że takiego e-maila się otrzymało. Sytuacja jest inna gdy dostajemy list - tekst, wielozdaniowy, z pytaniem, prośbą lub tylko historią, słowami uznania, podziękowaniami itd. Wielokrotnie pisząc e-maila zadaję pytania… i nie otrzymuję odpowiedzi. Często w takich sytuacjach mam wrażenie, że e-mail nie dotarł, że zaginął w cyberprzestrzeni lub że ktoś mnie zignorował
W dobrym tonie jest odpisywać na e-maile - na niemal każdy. Wyjątkiem w tej sytuacji są e-maile “bla bla bla”, które można zignorować, e-maile kończące korespondencję (np. “To do zobaczenia w środę.”) lub z potwierdzeniem (np. “Materiały otrzymałem. Dziękuję!” lub “Rozumiem. Przyjąłem”). Na spam i autorespondery także można sobie podarować W pozostałych sytuacjach na e-maile warto odpisywać. Uczymy się w ten sposób dobrych przyzwyczajeń i okazujemy szacunek naszemu “rozmówcy”.

Jak szybko odpisujesz na e-maile?
Czasem zaskoczony jestem, choć już się prawie przyzwyczaiłem, że odpowiedź otrzymuję po tygodniu czy miesiącu Czasem już zapominam, że coś wysłałem, o coś pytałem lub sprawa się zdezaktualizowała. W przypadku korespondencji “bla bla bla” czy też plotkarskiej to można sobie darować terminowość odpisywania, jednak w sprawach zawodowych lub prywatnych z poważnymi osobami odpisywanie po kilku dniach czy tygodniach jest brakiem szacunku.
W dobrym tonie jest odpisywanie do 48 godzin, czyli dwóch dni. Jednak warto (biorąc pod uwagę swoje możliwości czasowe) ustalić własny standard. W moim przypadku maksymalny czas odpisania wyznaczyłem sobie na 24 godziny, lecz wielokrotnie ten czas jest krótszy.
Wyjątkiem są e-maile, gdzie otrzymujemy zalecenie, np. “Odpisz mi po nowym roku”, “Odpisz jak będziesz coś wiedzieć” itd.

Ile czasu poświęcasz na e-mail?
Mamy takie czasy, że bycie on-line jest niemal koniecznością. W zasadzie trudno istnieć zawodowo nie będąc dostępnym w sieci. Wiele informacji, CV, listy motywacyjne, raporty, sprawozdania, projekty, notatki służbowe przesyłamy właśnie elektronicznie. Jest to jedna z czynności, którą dołożyliśmy sobie wraz z informatyzacją naszego życia. Jeśli zatem wciąż nie wyznaczyliście sobie pory dnia czy też skrawka czasu, aby zająć się swoją pocztą e-mail to warto coś w tym obszarze zmienić. Ilość czasu potrzebna na zajęcie się sprawą poczty jest kwestią indywidualną, bo zależy od ilości e-mail otrzymywanych i wysyłanych oraz od ich ważności, objętości itd. Warto wyznaczyć sobie porę na zajęcie się pocztą. W moim przypadku jest to pierwsza czynność każdego dnia - wstając zaglądam na pocztę i robię z nią porządek: czytam, odpisuję i dopiero zaznaczam “przeczytane”. Za dnia również poświęcam czas na pocztę. Po godzinie 19:00 raczej nie ruszam skrzynki… zostawiam to na rano

Jak “wielkie” powinny być e-maile?
To zależy jaką rolę mają spełnić. Jeśli przesyłamy materiały to wystarczy napisać “W załączniku przesyłam materiały. Pozdrawiam.”, dla potwierdzenia “Materiały otrzymałem. Dziękuję. Pozdrawiam.”. Inaczej jednak, gdy mamy poważniejszą sprawę. Wtedy e-mail powinien być troszkę obszerniejszy. Choć w tej kwestii nie jestem dobrym przykładem, bo moje maile częstokroć rozrastają się do 1,5-2 stron A4 a rekordy to 7-8 stron A4. Jednak dobrze napisany e-mail (według mnie) powinien mieścić się na połowie strony A4. Dopiero dalsze części korespondencji mogą być dłuższe, lecz to zależy od osób korespondujących oraz od sprawy, jaka jest poruszana.

Jaki priorytet nadajesz swoim kontom pocztowym?
Osobiście korzystam z 5 kont pocztowych. Każde spełnia inne wymagania oraz posiada inny priorytet. W pierwszej kolejności i na bieżąco obsługuję skrzynkę prywatno-służbową, czyli od osób mi znajomych już dłuższy czas oraz od spraw zawodowych. W drugiej kolejności jest poczta blogowa, czyli od Was. Dalsze pozycje to sprawy mniej ważne. Obsługując skrzynki w danej kolejności załatwiam sprawy dla mnie najważniejsze w miarę moich możliwości czasowych. Gdybym zaczynał od czyszczenia i przeglądania skrzynki spamowej, skrzynki z serwisów społecznościowych to mógłbym nie zdążyć obsłużyć e-maili prywatnych bądź Waszych.

Pisz o korzyściach dla adresata.
Ludzie lubią jeśli mówi, pisze i myśli się o nich. Stąd warto patrzeć przez pryzmat korzyści tej drugiej strony. Zwiększamy sobie szanse na odpowiedź.

Na koniec odsyłam Was do 14 ciekawych wskazówek Guya Kawasakiego zamieszczonych na blogu Krzysztofa Wysockiego.

A jak Wy obsługujecie swoją pocztę elektroniczną?

Tags: Komunikacja

Znasz kogoś, kto powinien przeczytać ten post? Podeślij link :)
Sunday, November 30th, 2008 o 6:40 am. Kategorie: Komunikacja.

14 Responses to “Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?”

Kasia Says:
November 30th, 2008 at 12:01 pm
No i jest wykładzik… ;P
Przydatny post, w sumie dziwne dlaczego wcześniej go nie napisałeś?
Orest Tabaka Says:
November 30th, 2008 at 1:13 pm
A powinienem wcześniej? Podczas wczorajszego wieczornego spaceru zainspirowało mnie, gdy przypomniałem sobie, że dwoje znajomych mi nie odpisało w zapytaniu co się u nich dzieje. Nakładając na to ostatnie wydarzenia pomyślałem, że może się to komuś przydać

Pozdrawiam,
Orest
Bartek Popiel Says:
November 30th, 2008 at 7:20 pm
Zwykle odpisuję zaraz po przeczytaniu emaila. Dobrym zwyczajem jest też ustawienie automatycznej odpowiedzi na czas dłuższego wyjazdu. Kiedyś wysłałem maila i dostałem odpowiedź w stylu ” jestem teraz na urlopie i wrócę w dniu XX. Po powrocie na pewno odpowiem. Pozdrawiam ” Wiedziałem, że druga strona mnie nie ignoruje a wypoczynek każdemu się należy
Paweł Ryznar Says:
November 30th, 2008 at 7:54 pm
Ja odpisuję od razu, ewentualnie jeśli jestem bardzo zajęty to w ciągu kilku, kilkunastu godzin, z reguł do 12, odpisuję zawsze. Bardzo nie lubię jak ktoś odpisuje mi dopiero po 2 dniach, szczególnie jeśli wiem że ma stały dostęp do internetu.

Odrębną sprawą jest forma emaili. Czy już nikt nie pisze Szanowna Pani/Panie/Państwo? Oczywiście nie do znajomych, ale jeśli piszemy do kogoś pierwszy raz, szczególnie jeśli chodzi o oferty pracy. Nie wydaje mi się żeby ktoś na studiach pisał do swojego prowadzącego “witam”, “dzień dobry”. Rozumiem taki zwroty na blogach, forach itd

Pozdrawiam,
Paweł
Orest Tabaka Says:
December 1st, 2008 at 8:46 am
Bartek:
Słuszna uwaga o ustawieniu autorespondera. Czyli przy terminowości odpowiedzi możemy dodać ten wyjątek

Paweł:
Witaj na blogu!

Można wyznaczyć sobie okienka mailowe, np. 3-4 w ciągu dnia. Wtedy pakietem odpisuje się na maile. Zauważyłem, że będąc bardzo zajęty to właśnie taka organizacja pozwalała mi szybciej uporać się z mailami niż gdybym na bieżąco odpisywał.

Cieszę się, że wspomniałeś o tej kwestii
Maile są dość nowoczesna formą komunikacji, więc forma “Szanowny Panie itd.” chyba zanika. Ja stosuję “Witam!”, “Witam serdecznie!” lub “Witam Panie Pawle!”. Takie przeniesienie nagłówka z listów tradycyjnych. Jednak gdy korespondencja toczy się na bieżąco, to tylko w pierwszym mailu mam nagłówek a później zaczynam od treści.

Pozdrawiam,
Orest
Monika Góralska Says:
December 1st, 2008 at 2:19 pm
Witaj Orest, witam wszystkich

Twój pomysł sprawdzania poczty o okreslonej godzinie, natychmiast podchwytuje. Usystematyzuje to moją sprawność w odpisywaniu na e-maile. 48 godzin - myslę, że to odpowiedni czas na odpowiedź, nimniej staram sie odpowiadać na bieżąco.
Odwiedzę też stronę TesTeq ze wskazówkami Guya Kawasakiego.

Pozdrawiam serdecznie
Monika
Orest Tabaka Says:
December 1st, 2008 at 4:38 pm
Monika! Gdy naszymi obowiązkami zawodowymi jest obsługa klientów czy Helpdesk to wtedy maile z konieczności obsługuje się na bieżąco. Nie wszystkie (nawet zawodowe) maile wymagą odpisywania “od razu”. Tak więc można sobie pozwolić na okienka mailowe. Z tego też powodu używam kilka kont pocztowych i dzięki temu wiem, że z jednej skrzynki są to maile do odpisywania na bieżąco a z innej czekają na okienko.

Tutaj jest artykuł o tym, że e-maile są przyczyną stresu i małej efektywności w pracy
Stąd im mniej razy oderwiemy się od pracy tym mniej czasu przeznaczymy na ponowne skupienie się

Pozdrawiam,
Orest
Alicja Poznańska Says:
December 4th, 2008 at 11:43 am
Witaj,

ciekawy wpis.

Jeśli chodzi o odpisywanie na maile to dla mnie jest to bardzo ważna sprawa, zwłaszcza jeśli to są maile, które zawierają ważne dla mnie informacje lub pochodzą od ważnej osoby.

W Krakowie prowadzę Klub Ludzi Sukcesu i komunikacja mailowa jest to dosyć istotna - zwłaszcza dość szybka reakcja na zadawane pytania.

Pozdrawiam serdecznie,
Alicja
Orest Tabaka Says:
December 4th, 2008 at 11:51 am
Witaj Alicja na blogu!

Dziękuję za Twoją opinię i podejście do tego tematu.

Moje podejście: Na mniej ważne maile odpowiadać szybko, na ważniejsze jeszcze szybciej

Pozdrawiam serdecznie,
Orest
Michał Pasterski Says:
December 8th, 2008 at 9:50 pm
Bardzo fajny artykuł tym bardziej, że ostatnio noszę się z zamiarem małych zmian w mojej poczcie- chcę zmienić outlock expressa na jakis inny program pocztowy, pozbyć się całego spamu, zrobić sobie jakieś szablony, i tak dalej Gdzie odbieracie poczte i jakie programy polecacie?

pozdrawiam,
Michał
Gruch Says:
December 9th, 2008 at 12:27 am
Zakładam swoją pierwszą firmę i chcę, aby moja korespondencja mailowa z potencjalnymi partnerami biznesowymi była na jak najwyższym poziomie. Masz jakieś rady oprócz wspomnianej sumienności w odpisywaniu na maile?? Interesuje mnie głównie forma takiej korespondencji, gdyż samo narzędzie jakim jest mail kojarzy mi się głownie z “lużną” formą wymiany informacji, natomiast kontakty biznesowe szczególnie w wstępnej ich fazie wymagają chyba podejścia bardziej formalnego?? Będę wdzięczny za rady. Pozdrawiam, Dawid
Orest Tabaka Says:
December 9th, 2008 at 7:15 am
Michał:
Większość kont sprawdzam przez przeglądarkę internetową, bo robię to od 1 do 3 razy na dobę. W przypadku poczty bieżącej korzystam z wbudowanego klienta Opery. Może nie “wątkuje” tak sprawnie jak Gmail, lecz korzystam z tego klienta, bo i tak mam go zainstalowanego.

Co do szablonów to sam dostałem sugestię, z którą się zgadzam, że html w poczcie raczej przeszkadza niż pomaga, szczególnie w mailach biznesowych.

Dawid (Gruch):
Witaj na blogu!

Myślę, że warto spojrzeć przez pryzmat swoich potencjalnych klientów oraz wizerunku jaki chcesz stworzyć. Jeśli będziesz miał do czynienia z “poważnymi klientami” w sensie ich poważnego podejścia, to wtedy korespondecja też raczej poważnie:

Witam Pana/Panią/Państwa!
…
Z poważaniem,
X Z
(stopka)
Nazwa firmy
nr telefonu
www
…

Jeśli prowadzisz agencję reklamową, to forma może bardziej oryginalna - w końcu podstawą takiego biznesu jest kreatywność
W żadnym wypadku nie przesadzałbym też z “napuszaniem się”.

To co mnie bardzo razi, to odpowiedzi zdawkowe, pisane w pośpiechu, bez wstępów i podpisu, np.: “wracam w poniedzialek” (autentyk wyjety z mojej poczty). Warto chociażby sprawić wrażenie, że poświęciliśmy chwilę czasu na odpowiedź.

Zajrzyj do 14 wskazówek Guya Kawasakiego (link na końcu postu).

Pozdrawiam,
Orest
Orest Tabaka Says:
April 21st, 2009 at 7:59 am
Ciekawy artykuł z ZenHabits jak szybko uporać się z pocztą przychodzącą
The Simplest Way to Clear Out Your Email Inbox (prosty angielski).
» Nie nawiązałeś kontaktu? Zostaw wiadomość. - Orest Tabaka Says:
June 5th, 2009 at 11:30 pm
[…] byciu online pisałem przy okazji postu o korespondowaniu przez e-mail. Niby to konieczność by istnieć zawodowo i społecznie, choć od tamtego czasu moje podejście […]

Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?

14 Responses to “Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?”

Pozostaw komentarz

Orest Tabaka

Wpisy w miesiącach:

Kategorie