Jak wyglÄ…da Twoja korespondencja e-mailowa?
Sunday, November 30th, 2008Czy zastanawialiście się kiedyś nad tym jak korespondujecie e-mailowo? Jak często i jak szybko odpisujecie, w jaki sposób wykorzystujecie pocztę e-mailową?
Kilka dni temu przejrzaÅ‚em mojÄ… pocztÄ™ pod kÄ…tem “odpowiedzi na maile”. Przyznam, że na 100 maili otrzymanych może kilka lub kilkanaÅ›cie pozostawiÅ‚em bez odpowiedzi. Jednak na moje wysÅ‚ane maile statystyka wypadÅ‚a sÅ‚abiej - ilość maili bez odpowiedzi byÅ‚o znacznie wiÄ™cej. SkÅ‚oniÅ‚o mnie to do refleksji nad tym jak wykorzystuje siÄ™ maile.
Poczta e-mail była pomyślana jako odpowiednik tradycyjnej poczty. To elektroniczne listy, które docierają niemal natychmiast niezależnie do którego miejsca na świecie je wysyłamy. Współczesne zastosowanie poczty to również przesłanie dźwięku, filmów, zdjęć itd.
Czy odpisujesz na e-maile?
W przypadku gdy e-mail sÅ‚uży do przesÅ‚ania materiałów to zasadniczo warto potwierdzić, że takiego e-maila siÄ™ otrzymaÅ‚o. Sytuacja jest inna gdy dostajemy list - tekst, wielozdaniowy, z pytaniem, proÅ›bÄ… lub tylko historiÄ…, sÅ‚owami uznania, podziÄ™kowaniami itd. Wielokrotnie piszÄ…c e-maila zadajÄ™ pytania… i nie otrzymujÄ™ odpowiedzi. CzÄ™sto w takich sytuacjach mam wrażenie, że e-mail nie dotarÅ‚, że zaginÄ…Å‚ w cyberprzestrzeni lub że ktoÅ› mnie zignorowaÅ‚ ![]()
W dobrym tonie jest odpisywać na e-maile - na niemal każdy. WyjÄ…tkiem w tej sytuacji sÄ… e-maile “bla bla bla”, które można zignorować, e-maile koÅ„czÄ…ce korespondencjÄ™ (np. “To do zobaczenia w Å›rodÄ™.”) lub z potwierdzeniem (np. “MateriaÅ‚y otrzymaÅ‚em. DziÄ™kujÄ™!” lub “Rozumiem. PrzyjÄ…Å‚em”). Na spam i autorespondery także można sobie podarować
W pozostaÅ‚ych sytuacjach na e-maile warto odpisywać. Uczymy siÄ™ w ten sposób dobrych przyzwyczajeÅ„ i okazujemy szacunek naszemu “rozmówcy”.
Jak szybko odpisujesz na e-maile?
Czasem zaskoczony jestem, choć już się prawie przyzwyczaiłem, że odpowiedź otrzymuję po tygodniu czy miesiącu
Czasem już zapominam, że coÅ› wysÅ‚aÅ‚em, o coÅ› pytaÅ‚em lub sprawa siÄ™ zdezaktualizowaÅ‚a. W przypadku korespondencji “bla bla bla” czy też plotkarskiej to można sobie darować terminowość odpisywania, jednak w sprawach zawodowych lub prywatnych z poważnymi osobami odpisywanie po kilku dniach czy tygodniach jest brakiem szacunku.
W dobrym tonie jest odpisywanie do 48 godzin, czyli dwóch dni. Jednak warto (biorąc pod uwagę swoje możliwości czasowe) ustalić własny standard. W moim przypadku maksymalny czas odpisania wyznaczyłem sobie na 24 godziny, lecz wielokrotnie ten czas jest krótszy.
WyjÄ…tkiem sÄ… e-maile, gdzie otrzymujemy zalecenie, np. “Odpisz mi po nowym roku”, “Odpisz jak bÄ™dziesz coÅ› wiedzieć” itd.
Ile czasu poświęcasz na e-mail?
Mamy takie czasy, że bycie on-line jest niemal koniecznoÅ›ciÄ…. W zasadzie trudno istnieć zawodowo nie bÄ™dÄ…c dostÄ™pnym w sieci. Wiele informacji, CV, listy motywacyjne, raporty, sprawozdania, projekty, notatki sÅ‚użbowe przesyÅ‚amy wÅ‚aÅ›nie elektronicznie. Jest to jedna z czynnoÅ›ci, którÄ… doÅ‚ożyliÅ›my sobie wraz z informatyzacjÄ… naszego życia. JeÅ›li zatem wciąż nie wyznaczyliÅ›cie sobie pory dnia czy też skrawka czasu, aby zająć siÄ™ swojÄ… pocztÄ… e-mail to warto coÅ› w tym obszarze zmienić. Ilość czasu potrzebna na zajÄ™cie siÄ™ sprawÄ… poczty jest kwestiÄ… indywidualnÄ…, bo zależy od iloÅ›ci e-mail otrzymywanych i wysyÅ‚anych oraz od ich ważnoÅ›ci, objÄ™toÅ›ci itd. Warto wyznaczyć sobie porÄ™ na zajÄ™cie siÄ™ pocztÄ…. W moim przypadku jest to pierwsza czynność każdego dnia - wstajÄ…c zaglÄ…dam na pocztÄ™ i robiÄ™ z niÄ… porzÄ…dek: czytam, odpisujÄ™ i dopiero zaznaczam “przeczytane”. Za dnia również poÅ›wiÄ™cam czas na pocztÄ™. Po godzinie 19:00 raczej nie ruszam skrzynki… zostawiam to na rano
Jak “wielkie” powinny być e-maile?
To zależy jakÄ… rolÄ™ majÄ… speÅ‚nić. JeÅ›li przesyÅ‚amy materiaÅ‚y to wystarczy napisać “W załączniku przesyÅ‚am materiaÅ‚y. Pozdrawiam.”, dla potwierdzenia “MateriaÅ‚y otrzymaÅ‚em. DziÄ™kujÄ™. Pozdrawiam.”. Inaczej jednak, gdy mamy poważniejszÄ… sprawÄ™. Wtedy e-mail powinien być troszkÄ™ obszerniejszy. Choć w tej kwestii nie jestem dobrym przykÅ‚adem, bo moje maile czÄ™stokroć rozrastajÄ… siÄ™ do 1,5-2 stron A4 a rekordy to 7-8 stron A4. Jednak dobrze napisany e-mail (wedÅ‚ug mnie) powinien mieÅ›cić siÄ™ na poÅ‚owie strony A4. Dopiero dalsze części korespondencji mogÄ… być dÅ‚uższe, lecz to zależy od osób korespondujÄ…cych oraz od sprawy, jaka jest poruszana.
Jaki priorytet nadajesz swoim kontom pocztowym?
Osobiście korzystam z 5 kont pocztowych. Każde spełnia inne wymagania oraz posiada inny priorytet. W pierwszej kolejności i na bieżąco obsługuję skrzynkę prywatno-służbową, czyli od osób mi znajomych już dłuższy czas oraz od spraw zawodowych. W drugiej kolejności jest poczta blogowa, czyli od Was. Dalsze pozycje to sprawy mniej ważne. Obsługując skrzynki w danej kolejności załatwiam sprawy dla mnie najważniejsze w miarę moich możliwości czasowych. Gdybym zaczynał od czyszczenia i przeglądania skrzynki spamowej, skrzynki z serwisów społecznościowych to mógłbym nie zdążyć obsłużyć e-maili prywatnych bądź Waszych.
Pisz o korzyściach dla adresata.
Ludzie lubią jeśli mówi, pisze i myśli się o nich. Stąd warto patrzeć przez pryzmat korzyści tej drugiej strony. Zwiększamy sobie szanse na odpowiedź.
Na koniec odsyłam Was do 14 ciekawych wskazówek Guya Kawasakiego zamieszczonych na blogu Krzysztofa Wysockiego.
A jak Wy obsługujecie swoją pocztę elektroniczną? ![]()

