Orest Tabaka

Archive for the ‘Komunikacja’ Category

Nie nawiązałeś kontaktu? Zostaw wiadomość.

Friday, June 5th, 2009

O byciu online pisałem przy okazji postu o korespondowaniu przez e-mail. Niby to konieczność by istnieć zawodowo i społecznie, choć od tamtego czasu moje podejście się zmieniło. Mianowicie staję się osobą coraz bardziej offline Polega to na tym, że na maile odpisuję wtedy gdy mam na to czas i ochotę a nie gdy wpadną mi one do skrzynki, na GG zaglądam co dwa czy trzy dni, aby tylko odebrać jakąś wiadomość i ewentualnie odpisać, z komórki korzystam niemal jak z budki telefonicznej (służy mi raczej do dzwonienia, a mniej do odbierania).

Może się wydawać, że takie podejście do sprawy dostępności to podcinanie gałęzi na której się siedzi. Leo Babauta w “The Power of Less” i Tim Ferriss w “The 4-hour Workweek” piszą o swoim przejściu na offline - Leo sprawdza maila 2-3 razy na dzień, Tim raz na tydzień. Obaj proponują nawet sprawdzenie tylko dwa razy na dobę (Leo o 10:00 i o 16:00; Tim o 12:00 i o 16:00) i odpisywanie tylko na te najważniejsze maile. Podobno dzwoniąc do Tima na komórkę odzywa się automat do nagrywania wiadomości

Co prawda podejście Tima w kwestii dostępności jest dla mnie dość skrajne, o tyle pewne rzeczy warto sobie przyswoić. I pewnie po latach mody na bycie online (kulminacja nastąpiła gdy weszły Twitter, Blip, Facebook i dziesiątki innych serwisów społecznościowo-komunikacyjnych) powoli będziemy przechodzić na offline i korzystać z tych dobrodziejstw tylko w przypadkach pilnych i/lub ważnych. Sam unikam wszelkich sytuacji typu “emergency” (sytuacja wyjątkowa), aby być wolnym od komunikatorów, maili, serwisów społecznościowych czy komórki, a korzystać z nich gdy mam na nie czas i ochotę. Pewnie zauważyliście już jak takie bycie “na telefon”, bycie w kontakcie, bycie online dezorganizuje dzień i podnosi poziom stresu.

Era offline
Aby korzystać efektywnie z komunikacji w internecie czy przez telefon w obliczu nowego trendu, mam dla Was kilka sugestii, do których sam się ostatnio stosuję:

• Próbując nawiązać z kimś kontakt przez komunikator GG, Skype itd. napisz o co chodzi i podpisz się imieniem i nazwiskiem. Zdarza się, że ktoś rozpoczyna ze mną rozmowę na GG samym “Hi!” lub “Cześć!” po czym nie ma nic - nawet w czasie gdy byłem niedostępny. Pierwsze moje podejrzenia padają na spamerów - jak myślicie, czy odpowiadam na tak rozpoczętą rozmowę?

• Pisząc maila napisz o co chodzi i podpisz się. Czasem dostaję maile niepodpisane, na szczęście zawierają jakąś treść która pozwala poznać, że mam do czynienia z poważnym człowiekiem a nie spamerem lub robotem. Warto jednak podpisać się i od razu napisać o co chodzi.

• Gdy dzwoniąc na komórkę nie dodzwonisz się, to wyślij sms’a, napisz o co chodzi i podpisz się. Nie każdy przez cały czas nosi ze sobą komórkę, a i nie każdy odbiera jak jest czymś zajęty. Sam nie zawsze słyszę jak dzwoni telefon, nie wszędzie go zabieram. Jak myślicie, czy oddzwaniam na każdy numer jaki mam w “nieodebrane”? Dlatego jeśli ja dzwonię do kogoś i się nie dodzwonię to natychmiast wysyłam sms’a o treści:
- “Hej X/Witaj! Dzwoniłem, bo chciałem się Ciebie zapytać o… / Dzwoniłem, gdyż potrzebuję numer/adres e-mail itd. do Y. Daj znać, gdy będziesz dostępny - wtedy zadzwonię. Pozdrawiam, Orest Tabaka”, lub
- “Hej X/Witaj! Dzwoniłem w dość pilnej sprawie, więc zaraz będzie nieaktualna. Miłego dnia, pozdrawiam. Orest Tabaka “ (daję znać drugiej osobie, że nie musi oddzwaniać)

Takie pozostawianie wiadomości pozwala odbiorcy odpowiednio zareagować. Bardzo często zdarza się, że ta druga osoba do mnie odpisuje lub oddzwania, bo wie jak może pomóc, w jakiej sprawie próbowałem się skontaktować i że to było istotne.

Kilka miesięcy temu wielkim niezrozumieniem i zdziwieniem reagowały osoby, którym mówiłem, że dopiero po 3 (dla znajomych numerów) lub 5 (dla nieznajomych numerów) nieudanych próbach dodzwonienia się do mnie oddzwaniałem. Podejrzewam, że będzie to coraz powszechniejsze podejście do komórek, więc zostawianie wiadomości z pewnością zaoszczędzi Wam wiele nerwów i czasu

——
PS: Wyżej opisane podejście trudno zastosować w tzw. Help Desk czy w sytuacjach, gdzie od szybkości naszej odpowiedzi na pytania klienta zależy nasze być czy nie być.

PPS: Sytuacja ma się też inaczej, gdy z kimś jestem umówiony na telefon, na spotkanie lub “trzymamy kontakt”. Wtedy natychmiast oddzwaniam, nawet gdy ta osoba tylko “puści sygnał”.

Posted in Komunikacja, Rozwój osobisty | 17 Comments »

Na zwaśnione osoby…

Wednesday, March 25th, 2009

Pewnie zdarza się Wam przypadkiem być świadkiem w kłótni innych osób: znajomych, kolegów z pracy, szefa z podwładnym, rodziny itp. Przyznam, że to dość krępująca sytuacja. Dość często zdarza się nam angażować w spór opowiadając po którejś ze stron (np. ze względu na sympatię do jednej z osób lub na swój interes). Jako dzieciak angażowałem się emocjonalnie… i zupełnie niepotrzebnie.

Wypracowałem sobie jednak pewien sposób działania. Działa bardzo dobrze w sytuacjach gdy kłótnia jest taką małą sprzeczką, wymianą pretensji, szczególnie między osobami z którymi mamy w miarę swobodne stosunki i najczęściej w podobnym wieku. Nie miałem okazji sprawdzać tego w stosunku do osób, które są mi obce czy też nasze relacje były dość sztywne (np. z osobami starszymi od siebie, “ważniejszymi”). W tej metodzie warto wykazać się poczuciem luzu

W momencie kiedy w naszym otoczeniu pojawiają się dwie sprzeczające się osoby lub zaczynają się przy nas sprzeczać:

Etap 1. Przysłuchujemy się przez chwilę, aby szybko ocenić czy spór jest o poważną rzecz czy o bzdurę, błahostkę. Jeśli poważny, to może warto się wycofać, aby nie oberwać rykoszetem. Jeśli o błahostkę to:
• zaczynamy się przypatrywać i jawnie pokazujemy, że tu jesteśmy… najlepiej z uśmiechniętą twarzą i wielkim zaciekawieniem, mrucząc pod nosem “aha… tak… ooo…” Obserwujemy sobie ich tak jak eksponaty w muzeum.
• po chwili obserwacji, robimy coś bardzo nieprzewidywalnego. Zazwyczaj mówię w formie żartobliwej: “O tak… pobijcie się!”, “Odgryź jej palca!”, “Głośniej… słabo Was słychać!”

W tym momencie nastąpi tzw. “przerwanie wzorca” (zdaje się termin z NLP). Spierający normalnie nakręcaliby się i z niewyrzuconych śmieci przeszliby do zdrady, niewierności itd. Przerywając wzorzec odrywamy ich od kłótni.

Etap 2. W tym momencie najpewniej te osoby już nie powrócą do tak zażartej sprzeczki. Jednak, aby szczególnie uzmysłowić im, że kłótnia pewnie nie rozwiąże ich problemu oraz dać im szansę na konstruktywne rozwiązanie problemu, warto się wycofać. Ja robię to ze słowami:
“To już się nie kłócicie? Szkoda…”
• z lekkim “rozczarowaniem na twarzy” wycofuję się: wychodzę z pomieszczenia, oddalam się, powracam do swoich zadań, powracam do rozmowy ze swoim rozmówcą (gdy byłem w towarzystwie).
• lub gdy jedna ze stron mnie chce wyprosić (”Idź stąd!”, “Wyjdź!, “Nie wtrącaj się!” itp.) to wtedy z uśmiechem na ustach wycofuję się: “Ależ oczywiście… już wychodzę/wracam do swoich zajęć ”

Po tym drugim etapie zostawiamy spokojnie te dwie osoby, aby miały możliwość coś z tą sytuacją zrobić. Z moich obserwacji wynika, że te osoby już nie wracają do kłótni, przez chwilę są zmieszane zaistniałą sytuacją i albo rozchodzą się, by później w miarę konstruktywnie to załatwić, albo od razu jedna ze stron zaczyna przepraszać lub/i prostować sytuację.

W drugim etapie możemy też użyć poważniejsze: “A teraz porozmawiajcie spokojnie i wyjaśnijcie sobie sprawę. Zostawię Was samych” - w przypadku, gdyby jednak problem był poważniejszy i/lub kłótnia ta powtarza się już któryś raz.

Zaznaczam, że metodę sprawdzałem przy sprzeczkach o drobne rzeczy. Z pewnością są efektywniejsze sposoby, jednak w moich sytuacjach ta metoda mi wystarcza i bardzo ją sobie cenię

A jakie są Wasze sposoby na kłócących się w pobliżu Was ludzi?

Posted in Komunikacja | 3 Comments »

Płaszczenie się, skomlenie i inne idiotyczne zachowania…

Saturday, March 7th, 2009

Są takie osoby, które to ja bardziej chcę poznać niż one mnie, nawiązać z nimi jakąś bardziej znaczącą relację prywatną, biznesową, prywatno-biznesową. Jak się okazuje rodzaj nie ma tu nic do rzeczy. Jestem w znacznej mierze wychowany na komputerze i dość mocno uzależniony od zasobów i możliwości sieci, więc lubię inicjować kontakty poprzez maila. Wynika to z dużej praktyczności i bardzo chętnie ograniczam taką inicjację do wyrażenia przez obie strony chęci spotkania się. Ci z Was, którzy spacerowali ze mną w ostatnich miesiącach wiedzą, jak proste jest umówienie się ze mną (termin, miejsce, wskazówka jak się rozpoznać)

Nie wszyscy jednak mają tyle czasu, możliwości czy chęci, więc proces inicjowania kontaktu bardzo się przedłuża i wymaga nieco zachodu. Dziś o kilku moich błędach przy próbach zaaranżowania spotkań z osobami, na których to mi bardziej zależało:

Płaszczenie się
Podstawowym błędem jaki robiłem (i już się niemal całkowicie uwolniłem od niego) było płaszczenie się. Wygląda to tak, że ukazywałem swoją uniżoność wobec wielkości tej drugiej osoby.

“Jesteś taki, taki a taki. Niezwykły, nietuzinkowy itp. Będę zaszczycony móc Cię poznać.”
“Zapewne jesteś bardziej zajętą osobą niż ja, więc to ja się dopasuję, w każde miejsce, każdy termin.”

Skomlenie
Gdy nie dostałem odpowiedzi albo była ona odmowna przechodziłem do skomlenia:

“Dlaczego nie możemy się spotkać?”
“Co musiałbym zrobić, abyśmy mieli taką możliwość?”

Szczerze? Sam dostałem pojedyncze maile, które doszły do tego etapu i mi odchodziły chęci na dalsze korespondowanie. Tak więc dziwię się sobie, że stosowałem podobne metody, których ja nie akceptuję a miałem nadzieję, że zadziałają w stosunku do innych

Nachalność
Gdy poprzednie sposoby nie przynosiły skutku to przechodziłem do niemal zmasowanego ataku w tempie maila na tydzień czy dwa. Nawet gdy nie dostałem odpowiedzi. Gdybym ja dostawał tak maile to pewnie kliknąłbym na “To jest Spam” lub wrzucił nadawcę na BlackList. Znam przypadki, że i ja zostałem wrzucony na BlackListę. Cóż, zasłużyłem sobie

Rezygnacja i wyrzuty
Jak już dotarło do mnie, że nie da rady to najczęściej kończyło się tak:

“Jeśli nie chcesz się spotkać, to ok. Szkoda. Może kiedyś, gdzieś, przypadkiem.”
“Nawet dobrze, że pokazałeś mi miejsce w szeregu. Dobrze, że teraz to wiem”
itp. itd.

Jak patrzę na to wszystko to aż mnie dziw bierze. I to są tylko dokonania z ostatniego roku

Proszę Was… nie róbcie tego w domu… ani w pracy. Czy to przy umawianiu się przez maila, przez telefon czy face-to-face. Obecnie staram się działać przez pryzmat obustronnych korzyści ze spotkania, znajomości oraz z pozycji partnerskiej. Opiszę to szerzej, jak to przyniesie konkretne, wymierne skutki

Posted in Komunikacja, Rozwój osobisty | 15 Comments »

Dialog czy monolog… a może…

Friday, December 5th, 2008

Dziś taka luźna refleksja odnośnie sposobu prowadzenia “rozmowy”. “Rozmowy” w cudzysłowie dlatego, że w moim odczuciu rozmowa jednoznacznie kojarzy się z dialogiem. Zdarza mi się uczestniczyć w czymś, co druga strona nazywa “rozmową” a dla mnie jest to dalekie od dialogu

Mamy więc trzy możliwości:

• dialog - najlepsza forma komunikacji między ludźmi. Obie strony mają wpływ na kierunek rozmowy, ponieważ zadając pytania i udzielając odpowiedzi mogą kontrolować tematykę. Na każde pytanie jednej strony druga odpowiada i odwrotnie, a w przypadku braku pytań wypowiedź drugiej strony nawiązuje do pierwszej. Przykład:

- Byłem w tamtym tygodniu nad morzem.
- Jak było?
- Rewelacyjnie. W Sopocie jest zawsze dobra pogoda. Popływaliśmy… A jakie są Twoje plany wakacyjne?
- Jeszcze nie mam… myślałem o wypadzie w góry…

(Obie strony kontrolują rozmowę, mają wpływ na jej kierunek.)

• monolog - tylko jedna ze stron wpływa na kierunek rozmowy. Nawet jeśli zdawkowo odpowiada na pytania drugiej strony, to wcale to nie musi być jeszcze dialogiem. Przykład:

- Byłem w tamtym tygodniu nad morzem.
- Jak było?
- Rewelacyjnie. W ogóle nikt nie dba o plaże w Sopocie. Wszędzie butelki…
- A jak z czystością samego miasta?
- Syf. Powiem Tobie, że nie ma gdzie w Sopocie zaparkować. Wszędzie zapchane…
- I jak rozwiązałeś problem samochodu?
- Zaparkowałem. Nigdy nie jedz w pubie X, bo tam ryby są nieświeże…

(Niemal całkowity brak interakcji. “Wczasowicz” jako jedyny ma wpływ na kierunek rozmowy.)

• monolog dwukierunkowy - obie strony prowadzą swoje monologi. Z pozoru wygląda to jak dialog, lecz nic bardziej mylnego. Nie zachodzi żadna interakcja, z wyjątkiem takiej, że monologi przeplatają się. Przykład:

- Byłem w tamtym tygodniu nad morzem.
- U mnie w pracy mam same problemy.
- Wiesz… Sopot, piękne plaże, dziewczyny, słońce…
- Przyjeżdża prezes. Pewnie znowu dostaniemy po pensji.
- Nad morzem cudnie… po prostu żyć, nie umierać.
- Chyba zmienię pracę.

(Na upartego można doszukać się wspólnego gruntu, którym może być pytanie do obu panów “Co u Was słychać?” )

Dlaczego to takie istotne?
Zapewne zauważyliście, że tylko w przypadku dialogu obie strony mają poczucie, że druga strona zauważa obecność tej pierwszej. Obie strony widzą również zainteresowanie drugiej strony tym, co dzieje się u tej pierwszej.

W przypadku monologu tylko jedna strona ma satysfakcję z rozmowy - ta co mówi (ludzie lubią mówić o sobie). Gdy uczestniczę w takim tworze to automatycznie przełączam się w tryb “wyławiania informacji” i jeśli zadaję pytanie to staram się wyciągnąć coś cennego. Trochę egoistyczne, lecz czy mówienie o sobie i nie zwracanie uwagi na pytania drugiej strony nie jest egoistyczne?

Monolog dwukierunkowy jest formą w której przeważnie żadna ze stron nie jest zadowolona, bo nikt nie ma poczucia, że jest wysłuchany.

Ważne jest to również ze względu na szacunek dla czasu własnego i dla czasu drugiej strony. Jeśli do tej pory prowadziliście monologi to jaki był Wasz szacunek dla czasu drugiej strony? Jeśli byliście strona wysłuchującą monologu to jaki był szacunek dla Waszego czasu?

Zapraszam do dyskusji w komentarzach

Tags: Komunikacja, rozmowa
Posted in Komunikacja | 8 Comments »

Jak wygląda Twoja korespondencja e-mailowa?

Sunday, November 30th, 2008

Czy zastanawialiście się kiedyś nad tym jak korespondujecie e-mailowo? Jak często i jak szybko odpisujecie, w jaki sposób wykorzystujecie pocztę e-mailową?

Kilka dni temu przejrzałem moją pocztę pod kątem “odpowiedzi na maile”. Przyznam, że na 100 maili otrzymanych może kilka lub kilkanaście pozostawiłem bez odpowiedzi. Jednak na moje wysłane maile statystyka wypadła słabiej - ilość maili bez odpowiedzi było znacznie więcej. Skłoniło mnie to do refleksji nad tym jak wykorzystuje się maile.

Poczta e-mail była pomyślana jako odpowiednik tradycyjnej poczty. To elektroniczne listy, które docierają niemal natychmiast niezależnie do którego miejsca na świecie je wysyłamy. Współczesne zastosowanie poczty to również przesłanie dźwięku, filmów, zdjęć itd.

Czy odpisujesz na e-maile?
W przypadku gdy e-mail służy do przesłania materiałów to zasadniczo warto potwierdzić, że takiego e-maila się otrzymało. Sytuacja jest inna gdy dostajemy list - tekst, wielozdaniowy, z pytaniem, prośbą lub tylko historią, słowami uznania, podziękowaniami itd. Wielokrotnie pisząc e-maila zadaję pytania… i nie otrzymuję odpowiedzi. Często w takich sytuacjach mam wrażenie, że e-mail nie dotarł, że zaginął w cyberprzestrzeni lub że ktoś mnie zignorował
W dobrym tonie jest odpisywać na e-maile - na niemal każdy. Wyjątkiem w tej sytuacji są e-maile “bla bla bla”, które można zignorować, e-maile kończące korespondencję (np. “To do zobaczenia w środę.”) lub z potwierdzeniem (np. “Materiały otrzymałem. Dziękuję!” lub “Rozumiem. Przyjąłem”). Na spam i autorespondery także można sobie podarować W pozostałych sytuacjach na e-maile warto odpisywać. Uczymy się w ten sposób dobrych przyzwyczajeń i okazujemy szacunek naszemu “rozmówcy”.

Jak szybko odpisujesz na e-maile?
Czasem zaskoczony jestem, choć już się prawie przyzwyczaiłem, że odpowiedź otrzymuję po tygodniu czy miesiącu Czasem już zapominam, że coś wysłałem, o coś pytałem lub sprawa się zdezaktualizowała. W przypadku korespondencji “bla bla bla” czy też plotkarskiej to można sobie darować terminowość odpisywania, jednak w sprawach zawodowych lub prywatnych z poważnymi osobami odpisywanie po kilku dniach czy tygodniach jest brakiem szacunku.
W dobrym tonie jest odpisywanie do 48 godzin, czyli dwóch dni. Jednak warto (biorąc pod uwagę swoje możliwości czasowe) ustalić własny standard. W moim przypadku maksymalny czas odpisania wyznaczyłem sobie na 24 godziny, lecz wielokrotnie ten czas jest krótszy.
Wyjątkiem są e-maile, gdzie otrzymujemy zalecenie, np. “Odpisz mi po nowym roku”, “Odpisz jak będziesz coś wiedzieć” itd.

Ile czasu poświęcasz na e-mail?
Mamy takie czasy, że bycie on-line jest niemal koniecznością. W zasadzie trudno istnieć zawodowo nie będąc dostępnym w sieci. Wiele informacji, CV, listy motywacyjne, raporty, sprawozdania, projekty, notatki służbowe przesyłamy właśnie elektronicznie. Jest to jedna z czynności, którą dołożyliśmy sobie wraz z informatyzacją naszego życia. Jeśli zatem wciąż nie wyznaczyliście sobie pory dnia czy też skrawka czasu, aby zająć się swoją pocztą e-mail to warto coś w tym obszarze zmienić. Ilość czasu potrzebna na zajęcie się sprawą poczty jest kwestią indywidualną, bo zależy od ilości e-mail otrzymywanych i wysyłanych oraz od ich ważności, objętości itd. Warto wyznaczyć sobie porę na zajęcie się pocztą. W moim przypadku jest to pierwsza czynność każdego dnia - wstając zaglądam na pocztę i robię z nią porządek: czytam, odpisuję i dopiero zaznaczam “przeczytane”. Za dnia również poświęcam czas na pocztę. Po godzinie 19:00 raczej nie ruszam skrzynki… zostawiam to na rano

Jak “wielkie” powinny być e-maile?
To zależy jaką rolę mają spełnić. Jeśli przesyłamy materiały to wystarczy napisać “W załączniku przesyłam materiały. Pozdrawiam.”, dla potwierdzenia “Materiały otrzymałem. Dziękuję. Pozdrawiam.”. Inaczej jednak, gdy mamy poważniejszą sprawę. Wtedy e-mail powinien być troszkę obszerniejszy. Choć w tej kwestii nie jestem dobrym przykładem, bo moje maile częstokroć rozrastają się do 1,5-2 stron A4 a rekordy to 7-8 stron A4. Jednak dobrze napisany e-mail (według mnie) powinien mieścić się na połowie strony A4. Dopiero dalsze części korespondencji mogą być dłuższe, lecz to zależy od osób korespondujących oraz od sprawy, jaka jest poruszana.

Jaki priorytet nadajesz swoim kontom pocztowym?
Osobiście korzystam z 5 kont pocztowych. Każde spełnia inne wymagania oraz posiada inny priorytet. W pierwszej kolejności i na bieżąco obsługuję skrzynkę prywatno-służbową, czyli od osób mi znajomych już dłuższy czas oraz od spraw zawodowych. W drugiej kolejności jest poczta blogowa, czyli od Was. Dalsze pozycje to sprawy mniej ważne. Obsługując skrzynki w danej kolejności załatwiam sprawy dla mnie najważniejsze w miarę moich możliwości czasowych. Gdybym zaczynał od czyszczenia i przeglądania skrzynki spamowej, skrzynki z serwisów społecznościowych to mógłbym nie zdążyć obsłużyć e-maili prywatnych bądź Waszych.

Pisz o korzyściach dla adresata.
Ludzie lubią jeśli mówi, pisze i myśli się o nich. Stąd warto patrzeć przez pryzmat korzyści tej drugiej strony. Zwiększamy sobie szanse na odpowiedź.

Na koniec odsyłam Was do 14 ciekawych wskazówek Guya Kawasakiego zamieszczonych na blogu Krzysztofa Wysockiego.

A jak Wy obsługujecie swoją pocztę elektroniczną?

Tags: Komunikacja
Posted in Komunikacja | 14 Comments »